Phỏng vấn hai nhà quản lý! Những gì tôi đã thực hành để giảm bớt nỗi đau khi làm việc từ xa

Năm 2020 là một năm có nhiều thay đổi lớn trong lối sống do đại dịch toàn cầu của loại vi-rút Corona mới.

Để tránh tiếp xúc với mọi người, nhiều nhà hàng đang cung cấp dịch vụ giao hàng và mang về, đồng thời nhiều công ty đã áp dụng hệ thống làm việc từ xa (làm việc từ xa) và thời gian linh hoạt.

Tại công ty chúng tôiCông việc từ xa bắt đầu khi tình trạng khẩn cấp được ban bố vào tháng 4 và tiếp tục cho đến ngày nay.

Trong bài viết này,Những khó khăn khi làm lớp quản lý (vị trí quản lý) mà tôi nhận ra sau khi chuyển sang làm việc từ xaHãy nói về.

Tôi muốn chia sẻ với bạn những gì chúng tôi đã nói chuyện với Kanno từ Phòng Phát triển Hệ thống và Nakamura từ Phòng Kinh doanh Truyền thông, những người thực sự là quản lý tại công ty chúng tôi.

Kanno

Tên tôi là Kanno từ Phòng Phát triển Hệ thống. Cảm ơn.

Đây là Nakamura từ Phòng Kinh doanh Truyền thông. Cảm ơn.

Nakamura

[Giới thiệu] Giới thiệu Phòng Phát triển Hệ thống và Phòng Kinh doanh Truyền thông.

Đầu tiên, hãy để tôi giới thiệu ngắn gọn về bộ phận phát triển hệ thống và bộ phận kinh doanh truyền thông của chúng tôi.

Hãy để tôi giới thiệu từng bộ phận chi tiết hơn một chút.

Phòng phát triển hệ thống làPhát triển và cung cấp các hệ thống theo yêu cầu của công ty.

Ví dụ: hệ thống quan hệ công chúng được sử dụng trong công ty hoặc hệ thống web cho hoạt động quảng cáo.

Bộ phận truyền thông làLập kế hoạch, soạn thảo và gửi các bài viết được đăng trên trang web chúng tôi điều hành.Chúng tôi đang làm điều này.

Hiện nayKỹ thuật chiến lược FXvàChỉ số thay đổi công việcChúng tôi vận hành như vậy.

Ngay sau khi bắt đầu làm việc từ xa, cả hai bộ phận đều làm việc hoàn toàn từ xa, nhưng một số nhân viên hiện đang làm việc kết hợp giữa công việc văn phòng và làm việc từ xa.

Giới thiệu công việc mà quản lý Sun-El phụ trách.

Sau khi giới thiệu công việc của toàn bộ bộ phận, tôi sẽ giải thích thứ tự công việc của các nhà quản lý.

Đầu tiên tôi xin giới thiệu sơ qua về lãnh đạo của từng bộ phận.

Việc làm trưởng phòng phát triển hệ thống

Kanno

Công việc của tôi là quản lý bộ phận phát triển hệ thống và xử lý công việc phát triển.

Công việc của quản lý có thể được chia thành hai phần:quản lý dự ánvàQuản lý tổ chức.

Nói một cách đơn giản, quản lý dự án làLàm việc để quản lý quá trình phát triển nhằm phát triển hệ thống được yêu cầu đúng thời hạn..

Cụ thể, tôi quyết định trình tự phát triển, phân bổ ai sẽ chịu trách nhiệm phát triển và quản lý cách khắc phục sự chậm trễ khi chúng xảy ra.

Ban quản lý tổ chức tiến hành các cuộc họp 1-1 cá nhân và tạo điều kiện giao tiếp giữa các thành viên.Chúng ta giữ cho tổ chức hoạt động một cách lành mạnh..

Thực tiễn phát triển làCông việc chính của tôi là thiết kế một hệ thống thông báo cho các kỹ sư, những người thực sự sẽ thực hiện việc phát triển, "Hãy phát triển với loại nội dung này.".

Đôi khi tôi cũng tự mình lập trình.

Kanno

Lý tưởng nhất là 80% sẽ là quản lý và 20% là công việc phát triển, nhưng tỷ lệ sẽ thay đổi tùy theo tháng.

Việc làm trưởng phòng truyền thông

Nakamura

Tiếp theo tôi sẽ giới thiệu công việc tôi làm.

Công việc chính của tôi làXem liệu dự án có hoạt động tốt không và các thành viên làm việc như thế nào..

Ngoài ra tôi còn viết bài cho website tôi điều hành..

Với tư cách là thành viên của bộ phận, tôi chịu trách nhiệm về mọi việc từ lập kế hoạch cho đến xuất bản bài báo, bao gồm cả việc soạn thảo và gửi bản thảo.

,“Quản lý đóng vai” đảm nhiệm cả công việc tại chỗ và quản lýTôi nghĩ điều này cũng giống như cách tôi làm việc.

Tỷ lệ thay đổi tùy theo tiến độ của dự án và tùy theo tháng, nhưng tôi có ấn tượng rằng tỷ lệ công việc cơ bản là khoảng 50/50.

Những thách thức mà các nhà quản lý phải đối mặt khi làm việc từ xa là gì?

Từ bây giờ, tôi nhận ra rằng mình đã bắt đầu làm việc từ xa.“Những khó khăn riêng của người quản lý”Hãy yêu cầu họ trả lời các câu hỏi dưới dạng hội thoại.

Khó hiểu sự chậm trễ tiến độ khi làm việc từ xa

Nakamura

Tôi sẽ bắt đầu bằng cách nói về nó.

Điều đầu tiên tôi gặp khó khăn khi bắt đầu làm việc từ xa làKhó có thể nhìn thấy tiến độ công việc.

Tiến độ công việc được thể hiện qua sản phẩm hoàn thiện, nhưng việc hiểu mọi thứ được xử lý như thế nào ở giữa quá trình trở nên khó khăn.

Khi làm việc từ xa,Vì bạn làm việc tại nhà nên công việc của bạn có thể bị chậm trễ do các yếu tố như công việc gia đình và môi trường làm việc..

Tuy nhiên, ngay cả khi có sự chậm trễ trong tiến độ do các yếu tố như vậy, thì thoạt nhìn nó không thể hiện rõ ràng ngay lập tức khi làm việc từ xa.

Nakamura

Ấn tượng đầu tiên của tôi là ``làm việc từ xa đã làm tăng số lượng lý do khiến tiến độ bị trì hoãn, gây khó hiểu.''

Và người quản lýCần theo dõi tiến độ của toàn bộ dự án bằng cách xem tiến độ và nghĩ ra giải pháp nếu có sự chậm trễ.Kết quả là hiện nay chúng ta có rất nhiều chủ đề cần giải quyết.

Liên quan đến điều đó,Tất cả các xác nhận tiến trình trước đây có thể được thực hiện trực tiếp giờ đây được thực hiện thông qua trò chuyện.Vì vậy, lúc đầu, đôi khi tôi phải suy nghĩ xem nên bắt đầu như thế nào.

Nhờ đó, có nhiều hướng suy nghĩ hơn khi giao tiếp,Ấn tượng của tôi là số lượng công việc theo dõi cần thiết với tư cách là người quản lý đã tăng lên so với khi làm việc ở văn phòng..

Tôi nghĩ những người khác nhau cần những từ khác nhau để khiến họ hào hứng với công việc, vì vậy tôi lo lắng không biết nên nói điều đó với họ như thế nào.

Nakamura

Tôi là kiểu người lo lắng không biết nên nói chuyện với ai và nói chuyện như thế nào với họ, nhưng tôi nghĩ những người không quan tâm đến điều này sẽ không quan tâm.

Tôi chắc chắn là loại người không quan tâm.

Kanno

Đó chỉ là lý thuyết của tôi, nhưng tôi nghĩ rằng không chỉ phong cách quản lý mà cơ cấu các thành viên trong bộ phận cũng là một yếu tố góp phần. Có lẽ vì trong bộ phận phát triển hệ thống có nhiều nam nên tôi không phải lo lắng quá nhiều về điều đó.

Kanno

Nakamura

Đúng là có rất nhiều phụ nữ trong bộ phận truyền thông, và tôi nghĩ đó cũng là vì nhiều người trong số họ đã kết hôn, có con và cần dành thời gian cho những việc khác ngoài bản thân mình.

Nakamura

Nếu các thành viên trong nhóm của bạn là nam, bạn có thể có những mối quan tâm khác nhau, vì vậy bạn có thể không phải lo lắng về cách tiếp cận họ.

Làm việc từ xa cho thấy khả năng quản lý quy trình và phân công công việc kém

Kanno

Điều tôi gặp khó khăn là việc quản lý sản phẩm bàn giao và quản lý quy trình.

Kể từ khi làm việc từ xa,Tôi nhận ra rằng có những phần được đề cập trong giao tiếp tại văn phòng..

Ví dụ,Từ trước đến nay, tôi phải giải thích bằng lời những phần thông số kỹ thuật khó hiểu, nhưng với công việc từ xa, điều đó không còn khả thi nữa..

Về cơ bản, làm việc từ xa liên quan đến việc làm việc không đồng bộ, vì vậy ngay cả khi chúng ta nói chuyện trên Google Meet, việc sắp xếp thời gian cũng trở nên rắc rối.

đó là lý do tại saoBây giờ tôi phải ra mệnh lệnh một cách chặt chẽ và chính xác khi phân công công việc..

Ngoài ra, khi nhận được yêu cầu công việc khẩn cấp, tôi có thể giao tiếp ngay bằng lời nói tại văn phòng, nhưng điều này là không thể khi làm việc từ xa.

,Việc quản lý chặt chẽ các lịch trình như “ai phải làm gì và khi nào” đã trở nên cần thiết..

Kết quả là, các bộ phận quản lý quy trình vốn còn lỏng lẻo đã được thắt chặt và hiệu quả của toàn bộ bộ phận tăng lên, nhưng tôi nghĩ nhân công và chi phí quản lý lại tăng lên.

Tuy nhiên, nhờ các quy định chặt chẽ hơn, việc theo dõi ai đã làm gì, khi nào và phải làm gì tiếp theo không còn khó khăn nữa.

Giới thiệu những ý tưởng chúng tôi đã sử dụng để làm việc suôn sẻ

Tiếp theo, hãy cho chúng tôi biết bạn đã làm gì để công việc suôn sẻ khi làm việc từ xa.

Chuẩn bị một căn phòng nơi bạn có thể kết nối với các thành viên bất cứ lúc nào

Nakamura

Tôi đã tạo một phòng trên Googlemeet có tên là ``Keep Connected'' để liên lạc.

Lúc đầu, ý tưởng là mọi người từ bộ phận truyền thông sẽ có mặt trong phòng và nói chuyện với nhau bất cứ khi nào họ muốn.

Tuy nhiên,Nó không phù hợp lắm với công việc của bộ phận truyền thông vốn đòi hỏi phải suy nghĩ nhiều..

Vì vậy bây giờ tôi sử dụng nó cho các cuộc họp đơn giản và khi đưa ra phản hồi.

Một đệm để chuẩn bị phòng trên Googlemeet đã bị loại bỏ,Những rào cản đối với các cuộc thảo luận và phản hồi bằng lời nói đã được hạ xuống..

Kanno

Khi tôi nghe câu chuyện của Nakamura-san về sự kết nối liên tục, tôi muốn có một nơi mà chúng tôi có thể dễ dàng giao tiếp khi muốn nói chuyện một lúc.

Kanno

Đó là lý do tại sao tôi quyết định sử dụng công cụ video trực tuyến SpatialChat (Trò chuyện đặc biệt) và công bố nhưng mọi người không sử dụng phải không?

Tôi có thể sử dụng nó không?

Nakamura

Kanno

Được rồi. Tôi muốn bạn sử dụng nó.

Vì vậy, hãy thử sử dụng nó. Đây chính là ý nghĩa của nó. Khi tôi không có cơ hội để nói về nó ở văn phòng, tôi sẽ vứt nó đi, mặc dù tôi tự hỏi liệu sử dụng nó có ổn không.

Nakamura

Khi bạn đã quyết định chọn một công cụ giao tiếp, điều quan trọng đối với công việc từ xa là người quản lý hoặc người giám sát phải chủ động sử dụng công cụ đó và thu hút các thành viên trong nhóm tham gia.

Nakamura

Đạt được công việc từ xa hoàn chỉnh bằng cách sử dụng ba công cụ

Kanno

Bộ phận Phát triển Hệ thống sử dụng các công cụ có tên Slack, Googlemeet và GitLab để tạo điều kiện thuận lợi cho công việc từ xa.

Ngoài ba công cụ này, tôi sẽ rất vui nếu SpatialChat mà tôi đã đề cập trước đó có thể đảm nhiệm phần giao tiếp.

Bây giờ, hãy để tôi giải thích ngắn gọn cách sử dụng ba công cụ này.

chùng

chùnglà một công cụ giao tiếp nhóm cho phép bạn trò chuyện và thực hiện cuộc gọi.

Ngoài giao tiếp kinh doanh, nó còn được sử dụng để giao ban..

Báo cáo phút theo nghĩa đen là ''phiên bản phút của báo cáo hàng ngày'' và là một cách dễ dàng để báo cáo trạng thái công việc của bạn trên Slack.

Điều này phù hợp với nội dung công việc của các kỹ sư,Bạn có thể theo dõi giữa các nhóm bằng cách yêu cầu họ viết về những vấn đề và mối quan tâm khó hỏi trực tiếp của họ..

Một lợi ích khác là bạn có thể xem tiến độ công việc bằng cách xem báo cáo của các thành viên trong nhóm.

Googlemeet

Googlemeetlà một công cụ trò chuyện video có thể dễ dàng thiết lập từ Lịch Google.

chủ yếuTôi sử dụng nó cho các cuộc họp và 1on1 cá nhân..

GitLab

GitLablà một dịch vụ cho phép nhiều người cùng phát triển chương trình.

Bạn cũng có thể quản lý quy trình mà tôi đã đề cập trước đó.Chúng tôi cũng sử dụng GitLab để quản lý giờ công chặt chẽ hơn..

Ba điểm rút ra từ thất bại để làm việc từ xa thành công

Nakamura

Tôi muốn nói về ba đổi mới liên quan đến công việc mà tôi đã áp dụng từ những lĩnh vực mà tôi gặp khó khăn trong công việc.

Tăng cơ hội giao tiếp

Lúc đầu, tôi nhận ra rằng tôi không thực sự thấy mình đang làm việc nên tôi nghĩ điều quan trọng là phải tưởng tượng và suy nghĩ về nó.

Thêm,Trong khi làm việc từ xa, tôi bắt đầu kiểm tra từng chi tiết mà tôi nghĩ rằng mình không cần phải hỏi xem mình có đang ở văn phòng hay không..

Bằng cách hỏi, “Đây có phải là cách tôi hiểu không?”, chúng tôi đã có thể bắt đầu cuộc trò chuyện và kiểm tra công việc mà cả hai chúng tôi đang làm.

theo cách nàyTăng số lượng thông tin liên lạc về mặt vật lý.

Thiết lập các cuộc họp định kỳ

Thứ hai làTổ chức cuộc họp hàng tuần cho nhóm truyền thông..

Ban đầu, chúng tôi không tổ chức các cuộc họp tiểu ban hoặc đại hội thường kỳ.

Như đã giới thiệu ở phần đầu, công việc chính của đội ngũ truyền thông là lên kế hoạch và xuất bản các bài viết nên dù chủ đề bài viết có thay đổi thì bản thân nội dung tác phẩm cũng không thay đổi.

Vì vậy, tôi không thực sự chia sẻ mọi thứ thường xuyên, tôi tổ chức các cuộc họp khi cần và tôi cảm thấy rằng việc chia sẻ qua trò chuyện thường là đủ.

Tuy nhiên, khoảng một tháng sau khi công việc từ xa bắt đầu,Tôi bắt đầu cảm thấy thiếu sự giao tiếp giữa các thành viên..

Trên thực tế, có những trường hợp các thành viên sống một mình cảm thấy căng thẳng vì họ không trò chuyện trực tiếp với bất kỳ ai.

Vì thế tôi nghĩ, “Điều này thật tệ.”Bây giờ bạn có thể thiết lập cuộc họp và tính năng "giữ kết nối" mà tôi đã giới thiệu trước đó..

Cho phép mất nhiều thời gian cho tiến độ tổng thể

Cái thứ 3,Tiến trình tổng thể của việc tạo bài viết có xu hướng bị nén lại, nhưng giờ đây chúng tôi có nhiều thời gian hơn và có thể điều chỉnh nó..

Mỗi thành viên đều có một gia đình, và khi bắt đầu làm việc từ xa, nghĩa vụ gia đình trở nên quan trọng hơn, đồng thời họ cũng bị căng thẳng vì không thể thực hiện công việc như kế hoạch.

Bây giờ chúng tôi đang làm việc từ xa, thực sự là chúng tôi không thể tiếp tục đạt được tiến bộ như thường lệ.

Vì vậy, hãy hiểu phần đó một cách đúng đắn,Trước đây, một người sẽ thực hiện từng nhiệm vụ theo trình tự, nhưng giờ đây chúng tôi đã tăng số lượng người có thể thực hiện từng nhiệm vụ..

kết quả,Bây giờ chúng ta có thể phản ứng một cách linh hoạt bằng cách nói: ``Nếu người này không thể làm công việc này vào thời điểm hiện tại thì tôi sẽ nhờ người khác làm việc đó.''.

Cuối cùng

Thấy thế nào?

Hãy cùng xem nhanh một số cải tiến trong công việc từ xa mà các nhà quản lý của chúng tôi đã triển khai.

Khi làm việc từ xa, những thứ không khiến bạn bận tâm khi làm việc ở văn phòng lại trở thành vấn đề, chẳng hạn như theo dõi tiến độ và liên lạc giữa các thành viên trong nhóm.

Chúng tôi hy vọng những thông tin được giới thiệu trong bài viết này sẽ hữu ích trong việc tạo ra một môi trường làm việc thoải mái cho những người làm việc từ xa.