働き方・しごと

マネージャー2人に取材!リモートワークの苦労解消に実践したこと

2020年は新型コロナウイルスの世界的な流行で、生活様式におおきな変化があった年でした。

人との接触を避けるため、デリバリーやテイクアウトに対応した飲食店や、リモートワーク(テレワーク)やフレックス制度を取り入れた会社も多いですよね。

当社でも4月の緊急事態宣言からリモートワークがはじまり、現在も継続されています。

この記事では、リモートワークになって実感したマネージャークラス(管理職)だからこその苦労についてお話します。

実際に当社でマネージャーをしている、システム開発部の菅野とメディア事業部の中村に話を聞いた内容を紹介しますね。

菅野
システム開発部の菅野です。よろしくお願いします。
メディア事業部の中村です。よろしくお願いします。
中村

【はじめに】システム開発部とメディア事業部について紹介します

まずは当社のシステム開発部とメディア事業部がどんな部署なのか、表で簡単に紹介します。

部署名 システム開発部 メディア事業部
仕事内容 システム開発 メディア運営
仕事の例 業務系のシステム開発 ウェブサイトの運営
部署の人数 9人 8人
現在フルでリモートワークをしている人数 3人 4人

それぞれの部署について、もう少し詳しく紹介しますね。

システム開発部は、企業から依頼されたシステムを開発して納品しています。

例えば、社内で使用する広報システムや広告業務のウェブシステムなどです。

メディア事業部は、運営しているWebサイトで公開されている記事の企画から原稿の作成、入稿などをおこなっています。

現在はFX攻略テクニック転職indexなどを運営していますよ。

両部署とも、リモートワークが開始された直後は完全リモートワークになっていましたが、現在はオフィス勤務とリモートワークを併用して働いている人もいます。

サンエルのマネージャーが担当している仕事を紹介します

部署全体の仕事を紹介したところで、マネージャーはどんな仕事をしているのか、順番に解説していきます。

最初に各部署のマネージャーを簡単に紹介しますね。

部署名 システム開発部 メディア事業部
名前 菅野 中村
年代 40代 30代
性別 男性 女性
好きなもの 好きな季節:秋
好きな食べ物:ラーメン、唐揚げ
好きな季節:秋
趣味:ゲーム、神社仏閣巡り

システム開発部のマネージャーの仕事

菅野
私の仕事はシステム開発部のマネージメントと開発の実務です。

マネージメントの仕事は大きく分けて2つで、プロジェクトのマネージメント組織のマネージメントです。

プロジェクトのマネージメントは簡単にいうと、依頼されたシステムを納期までに開発するために、開発の工程を管理する仕事ですね。

具体的には、開発する順番を決めて誰が開発するのか担当を割り振ったり、遅れが発生したときにどうカバーするのかを管理しています。

組織のマネージメントでは、個別の1on1を実施したりメンバー間のコミュニケーションが円滑になるようにして、組織が健全に回るようにしています

開発の実務は、実際に開発をするエンジニアに「こういった内容で開発してください」というシステム設計をする、設計業務が主な仕事です。

また、実際に自分でプログラミングをすることもあります。

菅野
理想はマネージメントが8割、開発の実務が2割ですが、その月によって比率は変わります。

メディア事業部のマネージャーの仕事

中村
次に私のやっている仕事を紹介しますね。

私の主な仕事は、プロジェクトが正常に動くかや、メンバーの働き方をみることです。

それにプラスして、運営しているウェブサイトの記事作成もやっていますね

部署のメンバーの一員となって、原稿の作成や入稿など、記事の企画から公開までをおこなっています。

なので、現場での仕事と管理職を兼任している「プレイングマネージャー」という働き方に近いと思っています。

プロジェクトの進捗状況だったり、月によって比率は変わりますが、基本的な業務の割合としては半々くらいの印象ですね。

マネージャーのリモートワークならではの苦労とは?

リモートワークの苦労

ここからは、リモートワークになって実感した、「マネージャーならではの苦労」について対談形式で答えてもらいましょう。

リモートワークでは進捗の遅れが把握しづらい

中村
まずは私から話していきますね。

リモートワークになってまず苦労したのは、作業の進捗が見えづらくなったことです。

完成物として作業の進捗は出てくるんですが、途中経過でどうやって対応されているのかがわかりづらくなりました。

リモートワークになったときに、家で仕事をするからこそ、家事や作業環境などの要因で作業に遅れが出てくることがあります

でもそのような要因で進捗に遅れが出ていても、リモートワークでは一見してその理由がすぐにはわからないんです。

中村
「リモートワークによって進捗の遅れの理由が増え、把握しづらくなった」というのが一番はじめに感じたことです。

そして、マネージャーはプロジェクト全体の進捗管理をスケジュールを見つつ、遅れが出た場合は解決策を考える必要があるので、対処する内容が多岐にわたるようになりました。

それと関連して、今までは面と向かって話しができていた進捗確認なども、すべてチャットを使うことになったので、はじめの方はどう切り出そうかと考えることもありましたね。

その結果、コミュニケーションをとるために考える方向性が増えて、オフィスで働くときよりマネジメントとしてフォローが必要な量が増えたという印象です。

人によって仕事へのテンションを上げるために必要な言葉って違うと思うので、どう声をかけるべきか悩みましたね。

中村
私は誰にどう声をかけるべきか悩むタイプですが、これは気にしない人は気にしないと思います。
まさに私は気にしないタイプですね。
菅野
持論だけど、マネージメントのやり方だけでなく部署のメンバー構成も一因だと思います。システム開発部は男性が多いからか、そのあたりをあまり気にしなくても済んでいます。
菅野
中村
たしかにメディア事業部は女性が多いですし、結婚していたり、子供がいたりと、自分以外のことに時間を割く必要がある人が多いというのもあると思います。
中村
チームメンバーが男性の場合はまた気にする点が違ってくるので、どう声をかけるべきか悩むことは少ないかもしれないですね。

リモートワークで工程管理や仕事の割り振りの甘さが露呈

菅野
私が苦労したことは成果物に対する管理と工程管理ですね。

リモートワークになってからは、オフィスでのコミュニケーションでカバーしていた部分があったのを実感しました。

たとえば、今までは仕様書のわかりづらい部分の説明は口頭でしていたけど、リモートワークではそれができないんです。

基本的には非同期で仕事をするのがリモートワークなので、Googlemeet(グーグル・ミート)で話をするにしても時間を調整する手間が出てきますし。

だから仕事を割り振るときのオーダーを厳密に正確に出さないといけなくなりました

また、急ぎの仕事の依頼があったときにオフィスなら口頭ですぐに伝えられたけど、リモートワークではそれができません。

なので、「誰がいつ何をしなければいけないのか」というスケジュール管理も、厳密にやる必要が出てきました

結果として工程管理の甘かった部分が厳格化され、部署全体としての効率は上がったけど、管理の労力やコストが増えたかな。

でも厳格化されたおかげで、誰がいつ何をして次何をするのかの把握には困らなくなりましたね。

スムーズに仕事をするために取り組んだ工夫を紹介

次に、リモートワークでスムーズに働くためにどんな工夫をしたのか教えてください。

メンバーといつでもつながれる部屋を用意

中村
私はコミュニケーション用に、Googlemeetに「つなぎっぱなし」という部屋を作りました。

当初つなぎっぱなしはメディア事業部の全員が部屋に入っていて、話しかけたいときに話しかけるという想定でした。

でも考えることが多いメディア事業部の業務内容と、相性があまりよくなかったんですよ。

なので、今は簡単な打ち合わせとかフィードバックをするときに使ってます。

Googlemeetに部屋を用意するワンクッションが排除されたので、口頭で打ち合わせやフィードバックをするハードルが下がりましたね

菅野
前に中村さんからつなぎっぱなしの話を聞いて、ちょっと話したいときに気軽にコミュニケーションが取れる場が欲しいと思ったんですよ。
菅野
だからオンラインビデオツールのSpatialChat(スペシャルチャット)を使うことにして告知したんですが、あれ皆さん使ってませんね?
あれ使っていいんですか?
中村
菅野
いいんですよ。使ってほしいです。
じゃあちょっと使ってみます。こういうことですよね。オフィスで話す機会がないと「使っていいのかな」って思いながらも結構流してまう。
中村
コミュニケーションをとるツールを決めたら、マネージャーや上司となる人がメンバーを巻き込んで率先して利用していくのがリモートワークでは大事ですね。
中村

3つのツール活用で完全リモートワークを実現

菅野
システム開発部ではリモートワークをスムーズにするために、Slack(スラック)とGooglemeet、そしてGitLab(ギットラボ)というツールを使っています。

この3つのツールに加えて、先ほど話したSpatialChatでコミュニケーションの部分をカバーできたら嬉しいですね。

それでは、その3つのツールをどんな風に使っているのか簡単に解説しますね。

Slack

Slack

Slackはチャットや通話ができるチームコミュニケーションツールです。

業務上のやりとりのほかに、分報にも利用しています

分報とは文字通り「日報の分バージョン」で、自分の作業状況をSlack上で簡単に報告する方法です。

これはエンジニアの業務内容と相性がよく、直接は聞きづらい困っていることや悩んでいることを書いてもらうことで、チーム間でフォローができます

また、チームメンバーの分報を見ることで、仕事の進展を把握できるというメリットもあります。

Googlemeet

Googlemeet

Googlemeetはビデオ会話ができるツールで、Googleのカレンダーから簡単にセッティングできますよ。

主にミーティングや個別の1on1に使っています

GitLab

GitLab

GitLabは複数人でプログラムを共同開発ができるサービスです。

工程管理もできるので、先ほども触れた工数管理の厳格化にもGitLabを利用しています

失敗から学んだリモートワークを成功させるポイント3つ

ビデオ通話

中村
自分が仕事の中で苦労したところから取り入れた、仕事的な工夫を3つ話したいです。

コミュニケーションの機会を増やす

最初に、やっぱり仕事をしている様子が目に見えないというのがあったので、想像して考えることが大事なんじゃないかと思ったんです。

それにプラスして、オフィスにいたら別に聞かなくていいと思っていた部分を、リモートワーク中は逐一確認するようにしました

「自分はこういう認識だけどあってますか?」と確認をすることで会話が生まれたり、お互いが今している作業の確認ができるようになりましたね。

そうやってコミュニケーションの回数を物理的に増やしました

定期的なミーティングを設定する

2つ目は、メディアチームの週1回のミーティングを設定したことです。

もともと定期的な部会や全体ミーティングなどはしていませんでした。

最初に紹介したように、メディアチームの主な仕事は記事の企画から公開までなので、記事のテーマが変わっても業務の内容自体は変わりません。

なので定期的に共有することもあまりなく、必要なときにミーティングを設定したり、普段はチャットでの共有でこと足りていると感じていたんです。

しかし、リモートワークがはじまって1ヶ月くらい経ったころ、メンバー間のコミュニケーションが不足していると感じるようになりました

実際に一人暮らしのメンバーが、物理的に誰とも会話をしていなくてストレスがたまるということも起きていたんです。

なので「これはまずいな」と思い、ミーティングやさきほど紹介した「つなぎっぱなし」を設定するようにしました

全体的な進捗に余裕を持たせる

3つ目は、記事作成の全体的な進捗をつめがちだったのを、余裕を持たせたり調整できるようにしました

それぞれのメンバーに家庭があって、リモートワークになったときに家庭の比重が多くなったことで、思い通りに仕事をすすめられないことが本人たちもストレスになっていたんです。

リモートワークになったことで、いままで通りの進捗で、というのは正直無理な部分もありますよね。

そこで、その部分をきちんと理解して、以前までは一人が業務を一通り流れでやっていたものを、今はひとつの作業に対してその作業ができる人を増やしました

その結果、「この人が今のタイミングでこの作業をできないなら、別の人にやってもらう」という、柔軟な対応がきるようになりました

最後に

いかがでしたか?

当社のマネージャーが実施したリモートワークの工夫を簡単に振り返りましょう。

マネージャーがした工夫

  • システム開発部:仕事を割り振るときのオーダーや、タスクの管理を厳密にする
  • メディア事業部:メンバー間のコミュニケーションの機会を作ったり、全体的な進捗に余裕を持たせる

リモートワークでは、進捗の把握やメンバー間のコミュニケーションなど、オフィスで仕事していたときには気にならなかったことが問題になります。

リモートワークで快適に働く環境を整えるために、この記事で紹介した内容が参考になればうれしいです。

MieL編集部
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