สัมภาษณ์สองผู้จัดการ! สิ่งที่ฉันฝึกฝนเพื่อบรรเทาความเจ็บปวดจากการทำงานระยะไกล

ปี 2020 เป็นปีแห่งการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ในวิถีชีวิตอันเนื่องมาจากการแพร่ระบาดของไวรัสโคโรนาสายพันธุ์ใหม่ไปทั่วโลก

เพื่อหลีกเลี่ยงการสัมผัสกับผู้คน ร้านอาหารหลายแห่งจึงเสนอบริการจัดส่งและสั่งกลับบ้าน และหลายบริษัทได้นำระบบการทำงานจากระยะไกล (การทำงานทางไกล) และระบบเฟล็กซ์ไทม์มาใช้

ที่บริษัทของเราการทำงานระยะไกลเริ่มขึ้นเมื่อมีการประกาศภาวะฉุกเฉินในเดือนเมษายนและดำเนินต่อไปจนถึงทุกวันนี้

ในบทความนี้ความยากของการเป็นผู้จัดการระดับ (ผู้จัดการ) ที่ฉันตระหนักได้หลังจากทำงานจากระยะไกลมาพูดถึง.

ฉันอยากจะแบ่งปันสิ่งที่เราพูดคุยกับคุณคันโนะจากฝ่ายพัฒนาระบบและนากามูระจากฝ่ายธุรกิจสื่อซึ่งจริงๆ แล้วเป็นผู้จัดการของบริษัทของเรา

คันโนะ

ฉันชื่อซูกาโนะจากแผนกพัฒนาระบบ ขอบคุณ.

ฉันนากามูระจากแผนกธุรกิจสื่อ ขอบคุณ.

นากามูระ

[บทนำ] แนะนำฝ่ายพัฒนาระบบและฝ่ายธุรกิจสื่อ

ก่อนอื่น ผมขอแนะนำสั้นๆ ว่าแผนกพัฒนาระบบและธุรกิจสื่อของเราคือแผนกประเภทไหน

ผมขอแนะนำแต่ละแผนกโดยละเอียดอีกหน่อย

ฝ่ายพัฒนาระบบพัฒนาและส่งมอบระบบตามที่บริษัทร้องขอทำ.

เช่น ระบบประชาสัมพันธ์ที่ใช้ในบริษัท และระบบเว็บของธุรกิจโฆษณา

แผนกสื่อคือตั้งแต่การวางแผนบทความที่เผยแพร่บนเว็บไซต์ที่เราดำเนินการ ไปจนถึงการสร้างและส่งต้นฉบับ ฯลฯเรากำลังทำเช่นนี้

ตอนนี้เทคนิคกลยุทธ์ FXหรือดัชนีการเปลี่ยนแปลงงานเราดำเนินการดังกล่าว

ทันทีหลังจากเริ่มทำงานจากระยะไกล ทั้งสองแผนกก็ทำงานจากระยะไกลโดยสมบูรณ์ แต่ขณะนี้พนักงานบางคนทำงานผสมผสานระหว่างงานในสำนักงานและงานจากระยะไกล

แนะนำงานที่ผู้จัดการ Sun-El รับผิดชอบ

หลังจากแนะนำงานทั้งแผนกแล้วผมจะอธิบายตามลำดับงานที่ผู้จัดการทำ

ก่อนอื่น ผมขอแนะนำผู้จัดการของแต่ละแผนกโดยย่อ

ตำแหน่ง ผู้จัดการฝ่ายพัฒนาระบบ

คันโนะ

งานของฉันคือจัดการแผนกพัฒนาระบบและดูแลงานพัฒนา

งานของผู้บริหารสามารถแบ่งกว้างๆ ได้เป็น 2 ส่วน คือการจัดการโครงการและการจัดการองค์กรเป็น.

พูดง่ายๆ ก็คือการจัดการโครงการทำหน้าที่บริหารจัดการกระบวนการพัฒนาเพื่อพัฒนาระบบตามที่ร้องขอภายในวันที่ส่งมอบมันไม่ได้เป็น.

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ฉันตัดสินใจลำดับการพัฒนา จัดสรรผู้ที่จะรับผิดชอบการพัฒนา และจัดการวิธีที่จะครอบคลุมความล่าช้าเมื่อเกิดขึ้น

การจัดการองค์กรดำเนินการประชุมแบบ 1on1 แต่ละรายการและอำนวยความสะดวกในการสื่อสารระหว่างสมาชิกรักษาองค์กรให้แข็งแรง.

แนวปฏิบัติในการพัฒนาก็คืองานหลักของฉันคือการออกแบบระบบที่บอกวิศวกรที่จะทำการพัฒนาจริง ๆ ว่า "โปรดพัฒนาด้วยเนื้อหาประเภทนี้"เป็น.

บางครั้งฉันก็เขียนโปรแกรมด้วยตัวเองด้วย

คันโนะ

อุดมคติคืองานด้านการจัดการ 80% และงานพัฒนา 20% แต่อัตราส่วนจะเปลี่ยนแปลงขึ้นอยู่กับเดือน

งานผู้จัดการฝ่ายสื่อ

นากามูระ

ต่อไปฉันจะแนะนำงานที่ฉันทำ

งานหลักของฉันคือดูว่าโครงการดำเนินไปตามปกติหรือไม่ และสมาชิกทำงานอย่างไรเป็น.

นอกจากนั้น ฉันยังเขียนบทความสำหรับเว็บไซต์ที่ฉันดำเนินการด้วย.

ในฐานะสมาชิกของแผนก ฉันรับผิดชอบทุกอย่างตั้งแต่การวางแผนบทความไปจนถึงการตีพิมพ์ รวมถึงการร่างและส่งต้นฉบับ

นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไม'ผู้จัดการการเล่น' ซึ่งทำงานในสถานที่และจัดการในเวลาเดียวกันฉันคิดว่ามันใกล้ถึงแนวทางการทำงานแล้ว

อัตราส่วนจะเปลี่ยนแปลงขึ้นอยู่กับความคืบหน้าของโครงการและขึ้นอยู่กับเดือน แต่ฉันรู้สึกว่าอัตราส่วนของงานพื้นฐานอยู่ที่ประมาณ 50/50

อะไรคือความยากลำบากเฉพาะของการทำงานระยะไกลสำหรับผู้จัดการ?

จากที่นี่ ฉันตระหนักว่าฉันกลายเป็นงานระยะไกล'การทำงานหนักของผู้จัดการ'ให้พวกเขาตอบคำถามในรูปแบบการสนทนา

เป็นการยากที่จะเข้าใจถึงความล่าช้าของความคืบหน้าในการทำงานจากระยะไกล

นากามูระ

ฉันจะเริ่มต้นด้วยการพูดคุยเกี่ยวกับเรื่องนี้

สิ่งแรกที่ฉันต้องเจอเมื่อเริ่มทำงานจากระยะไกลคือไม่สามารถเห็นความคืบหน้าของงานได้เป็น.

ความคืบหน้าของงานจะแสดงอยู่ในผลิตภัณฑ์สำเร็จรูป แต่เป็นเรื่องยากที่จะเข้าใจว่าสิ่งต่างๆ ได้รับการจัดการอย่างไรในระหว่างกระบวนการ

เมื่อต้องทำงานนอกสถานที่เนื่องจากคุณทำงานจากที่บ้าน งานของคุณจึงอาจมีความล่าช้าเนื่องจากปัจจัยต่างๆ เช่น งานบ้าน และสภาพแวดล้อมในการทำงาน.

อย่างไรก็ตาม แม้ว่าจะมีความล่าช้าในการดำเนินการเนื่องจากปัจจัยดังกล่าว แต่ก็ไม่ชัดเจนทันทีเมื่อทำงานจากระยะไกล

นากามูระ

ความประทับใจแรกของฉันคือ ``การทำงานจากระยะไกลได้เพิ่มสาเหตุหลายประการที่ทำให้ความคืบหน้าล่าช้า ทำให้เข้าใจได้ยาก''

และผู้จัดการในขณะที่ดูตารางเวลาในการจัดการความคืบหน้าของโครงการทั้งหมด ก็จำเป็นต้องคิดถึงวิธีแก้ปัญหาหากมีความล่าช้าด้วยเหตุนี้ เราจึงมีหัวข้อต่างๆ มากมายให้จัดการ

ในการเชื่อมต่อกับสิ่งนั้นจนถึงตอนนี้เราก็สามารถพูดคุยแบบเห็นหน้า เช่น ยืนยันความคืบหน้า ทั้งหมดนี้ทำได้โดยใช้แชทมีหลายครั้งที่ฉันคิดว่าจะเริ่มต้นอย่างไร

ส่งผลให้ทิศทางการคิดเพื่อการสื่อสารเพิ่มมากขึ้นประทับใจที่ปริมาณการติดตามผลที่ฝ่ายบริหารต้องการเพิ่มขึ้นเมื่อเทียบกับเมื่อทำงานในสำนักงานเป็น.

ฉันคิดว่าแต่ละคนต้องการคำพูดที่แตกต่างกันออกไปเพื่อทำให้พวกเขาตื่นเต้นกับงาน ดังนั้นฉันจึงกังวลว่าจะพูดกับพวกเขาอย่างไร

นากามูระ

ฉันเป็นคนประเภทที่กังวลว่าจะคุยกับใครและอย่างไร แต่ฉันไม่คิดว่าคนที่ไม่สนใจเรื่องนี้จะไม่สนใจ

มันเป็นแค่ประเภทที่ฉันไม่สนใจ

คันโนะ

มันเป็นเพียงความคิดเห็นของฉัน แต่ฉันคิดว่าไม่ใช่แค่รูปแบบการบริหารจัดการเท่านั้น แต่ยังรวมถึงองค์ประกอบของสมาชิกในแผนกด้วย อาจเป็นเพราะมีคนจำนวนมากในแผนกพัฒนาระบบ ฉันจึงไม่ต้องกังวลกับเรื่องนั้นมากเกินไป

คันโนะ

นากามูระ

เป็นเรื่องจริงที่มีผู้หญิงจำนวนมากในแผนกสื่อ และฉันคิดว่าอาจเป็นเพราะพวกเธอหลายคนแต่งงานแล้ว มีลูก และจำเป็นต้องอุทิศเวลาให้กับสิ่งอื่นนอกเหนือจากตัวเธอเอง

นากามูระ

หากสมาชิกในทีมของคุณเป็นผู้ชาย คุณอาจมีข้อกังวลที่แตกต่างกัน ดังนั้นคุณอาจไม่ต้องกังวลว่าจะเข้าหาพวกเขาอย่างไร

การทำงานจากระยะไกลทำให้เกิดความหละหลวมในการจัดการกระบวนการและการจัดสรรงาน

คันโนะ

สิ่งที่ฉันต้องดิ้นรนคือการจัดการสิ่งที่ส่งมอบและการจัดการกระบวนการ

ตั้งแต่มาทำงานทางไกลตระหนักดีว่ามีส่วนที่ถูกปกคลุมไปด้วยการสื่อสารในสำนักงานทำ.

ตัวอย่างเช่น,จนถึงตอนนี้ ฉันต้องอธิบายข้อกำหนดบางส่วนด้วยวาจาที่เข้าใจยาก แต่การทำงานจากระยะไกลไม่สามารถทำได้ถูกตัอง.

โดยพื้นฐานแล้ว การทำงานจากระยะไกลเกี่ยวข้องกับการทำงานแบบอะซิงโครนัส ดังนั้นแม้ว่าเราจะพูดคุยผ่าน Google Meet แต่การจัดเวลาก็กลายเป็นเรื่องยุ่งยาก

นั่นเป็นเหตุผลจำเป็นต้องออกคำสั่งอย่างเคร่งครัดและถูกต้องเมื่อจัดสรรงาน.

นอกจากนี้ เมื่อฉันได้รับคำขอทำงานเร่งด่วน ฉันสามารถสื่อสารด้วยวาจาในสำนักงานได้ทันที แต่จะเป็นไปไม่ได้เมื่อทำงานจากระยะไกล

นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมจำเป็นต้องบริหารจัดการตารางเวลาอย่างเคร่งครัด เช่น “ใครต้องทำอะไรเมื่อไร”.

เป็นผลให้การจัดการกระบวนการบางส่วนที่เข้มงวดขึ้น และประสิทธิภาพของแผนกโดยรวมดีขึ้น แต่ฉันคิดว่ามันเพิ่มความพยายามในการจัดการและต้นทุน

แต่ด้วยความเข้มงวดมากขึ้น การติดตามว่าใครทำอะไรและเมื่อใดจึงไม่ใช่ปัญหาอีกต่อไป

นำเสนอความฉลาดที่เราทำงานเพื่อให้ทำงานได้อย่างราบรื่น

ต่อไป โปรดบอกเราว่าคุณวางแผนอะไรเพื่อให้ทำงานจากระยะไกลได้อย่างราบรื่น

เตรียมห้องที่คุณสามารถติดต่อกับสมาชิกได้ตลอดเวลา

นากามูระ

เพื่อจุดประสงค์ในการสื่อสาร ฉันได้สร้างห้องชื่อ "สึนาการาชิ" บน Googlemeet

ในตอนแรก แนวคิดก็คือทุกคนจากแผนกสื่อจะอยู่ในห้องและจะพูดคุยกันทุกครั้งที่ต้องการ

แต่เนื้อหาทางธุรกิจของแผนกสื่อไม่ค่อยมีความเข้ากันมากนัก ซึ่งฉันมักจะนึกถึงถูกตัอง.

ตอนนี้ฉันใช้มันเพื่อการประชุมและแสดงความคิดเห็นง่ายๆ

เนื่องจากเบาะเดียวที่เตรียมห้องสำหรับ Googlemeet ได้ถูกกำจัดไปแล้วอุปสรรคในการประชุมด้วยวาจาและการตอบรับกลับลดลง.

คันโนะ

เมื่อฉันได้ยินเรื่องราวของนากามูระซังเกี่ยวกับการเชื่อมโยงอย่างต่อเนื่อง ฉันอยากมีสถานที่ที่เราสามารถสื่อสารได้อย่างง่ายดายในเวลาที่เราอยากจะพูดคุยสักพัก

คันโนะ

นั่นเป็นเหตุผลที่ฉันตัดสินใจใช้เครื่องมือวิดีโอออนไลน์ SpatialChat (แชทพิเศษ) และประกาศมัน แต่ทุกคนกลับไม่ได้ใช้มันใช่ไหม?

ฉันสามารถใช้สิ่งนั้นได้หรือไม่?

นากามูระ

คันโนะ

ไม่เป็นไร. ฉันอยากให้คุณใช้มัน

ฉันจะใช้มันสักพัก นั่นคือสิ่งที่มันเป็น เมื่อฉันไม่มีโอกาสได้พูดคุยในออฟฟิศ ฉันคิดว่า "ใช้ได้ไหม?"

นากามูระ

เมื่อคุณตัดสินใจใช้เครื่องมือสื่อสารแล้ว สิ่งสำคัญสำหรับการทำงานระยะไกลคือผู้จัดการหรือเจ้านายเป็นผู้นำในการใช้เครื่องมือนั้นและให้สมาชิกในทีมมีส่วนร่วม

นากามูระ

ตระหนักถึงการทำงานระยะไกลที่สมบูรณ์โดยใช้เครื่องมือสามอย่าง

คันโนะ

ในแผนกพัฒนาระบบ เราใช้เครื่องมือที่เรียกว่า Slack, Googlemeet และ GitLab เพื่ออำนวยความสะดวกในการทำงานจากระยะไกล

นอกจากเครื่องมือทั้งสามนี้แล้ว ฉันคงจะดีใจมากถ้า SpatialChat ที่ฉันพูดถึงก่อนหน้านี้สามารถครอบคลุมส่วนการสื่อสารได้

ตอนนี้ ให้ฉันอธิบายสั้นๆ ว่าใช้เครื่องมือทั้งสามนี้อย่างไร

หย่อน

หย่อนเป็นเครื่องมือสื่อสารในทีมที่ให้คุณสนทนาและโทรออกได้

นอกจากการสื่อสารทางธุรกิจแล้ว ยังใช้สำหรับการบรรยายสรุปอีกด้วย.

รายงานแบบนาทีก็คือ ``รายงานรายวันแบบนาที'' และเป็นวิธีง่ายๆ ในการรายงานสถานะการทำงานของคุณบน Slack

ซึ่งเข้ากันได้ดีกับเนื้อหางานของวิศวกรคุณสามารถติดตามผลระหว่างทีมได้โดยขอให้พวกเขาเขียนเกี่ยวกับปัญหาและข้อกังวลที่ยากต่อการถามโดยตรง.

ข้อดีอีกประการหนึ่งคือคุณสามารถดูความคืบหน้าของงานได้โดยดูจากรายงานของสมาชิกในทีม

Google พบปะ

Google พบปะเป็นเครื่องมือสนทนาทางวิดีโอที่สามารถตั้งค่าได้อย่างง่ายดายจาก Google Calendar

ส่วนใหญ่ฉันใช้มันสำหรับการประชุมและส่วนตัว 1on1.

GitLab

GitLabเป็นบริการที่ให้คนหลาย ๆ คนสามารถร่วมกันพัฒนาโปรแกรมได้

คุณยังสามารถจัดการกระบวนการตามที่ฉันได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้นอกจากนี้เรายังใช้ GitLab เพื่อการจัดการชั่วโมงการทำงานที่เข้มงวดยิ่งขึ้น.

เรียนรู้สามประเด็นจากความล้มเหลวในการทำงานจากระยะไกลให้ประสบความสำเร็จ

นากามูระ

ฉันอยากจะพูดถึงนวัตกรรมที่เกี่ยวข้องกับการทำงานสามประการที่ฉันนำมาใช้จากด้านที่ฉันประสบปัญหาในการทำงาน

เพิ่มโอกาสในการสื่อสาร

ตอนแรกฉันตระหนักว่าฉันไม่สามารถมองเห็นตัวเองทำงานได้จริง ๆ ดังนั้นฉันคิดว่าการจินตนาการและคิดเกี่ยวกับมันเป็นสิ่งสำคัญ

นอกจากนี้ตอนที่ฉันอยู่ในออฟฟิศ ฉันคิดว่าฉันไม่จำเป็นต้องถามเกี่ยวกับเรื่องนี้ แต่ฉันตรวจสอบทีละรายการระหว่างการทำงานทางไกล.

โดยถามว่า “นี่คือความเข้าใจของเราในเรื่องนี้หรือ?”

ทางนี้เพิ่มจำนวนการสื่อสารทางกายภาพ.

ตั้งค่าการประชุมที่เกิดซ้ำ

ประการที่สองคือจัดให้มีการประชุมประจำสัปดาห์สำหรับทีมสื่อเป็น.

เดิมทีเราไม่ได้มีการประชุมคณะอนุกรรมการหรือการประชุมสามัญทั่วไป

ตามที่แนะนำไปแล้ว หน้าที่หลักของทีมสื่อคือการวางแผนและเผยแพร่บทความ ดังนั้นแม้ว่าหัวข้อของบทความจะเปลี่ยนไป แต่เนื้อหาของงานเองก็จะไม่เปลี่ยนแปลง

เลยไม่ได้แชร์เป็นประจำ และรู้สึกว่าการจัดประชุมเมื่อจำเป็นและแชร์ผ่านการแชทก็เพียงพอแล้ว

อย่างไรก็ตาม ประมาณหนึ่งเดือนหลังจากเริ่มทำงานจากระยะไกลฉันเริ่มรู้สึกว่าขาดการสื่อสารระหว่างสมาชิก.

จริงๆ แล้ว มีหลายครั้งที่สมาชิกที่อาศัยอยู่ตามลำพังรู้สึกเครียดเพราะพวกเขาไม่ได้พูดคุยกับใครเลย

ฉันจึงคิดว่า “นี่มันแย่”ตอนนี้คุณสามารถตั้งค่าการประชุมและฟีเจอร์ "เชื่อมต่อ" ที่ฉันแนะนำไปก่อนหน้านี้ได้แล้ว.

ปล่อยให้มีความคืบหน้าโดยรวม

คนที่ 3,ความคืบหน้าโดยรวมของการสร้างบทความมีแนวโน้มที่จะถูกบีบอัด แต่ตอนนี้เรามีทางเลือกมากขึ้นและสามารถปรับมันได้.

สมาชิกแต่ละคนมีครอบครัว และเมื่อพวกเขาเริ่มทำงานจากระยะไกล น้ำหนักของครอบครัวก็เพิ่มขึ้น และเป็นเรื่องที่เครียดสำหรับพวกเขาที่ไม่สามารถทำงานตามที่พวกเขาต้องการได้

ตอนนี้เราทำงานจากระยะไกล จึงเป็นไปไม่ได้เลยที่เราจะก้าวหน้าต่อไปได้ตามปกติ

ดังนั้นทำความเข้าใจส่วนนั้นให้ถูกต้องก่อนหน้านี้มีคนคนหนึ่งทำงานทั้งหมด แต่ตอนนี้เราได้เพิ่มจำนวนคนที่สามารถทำงานได้สำหรับแต่ละงานแล้ว.

ผลลัพธ์,ขณะนี้เราสามารถตอบกลับได้อย่างยืดหยุ่นโดยพูดว่า "ถ้าบุคคลนี้ไม่สามารถทำงานนี้ได้ในขณะนี้ ให้คนอื่นทำ".

สุดท้าย

มันเป็นอย่างไร?

ลองย้อนกลับไปดูนวัตกรรมการทำงานระยะไกลบางส่วนที่ผู้จัดการของเราได้นำไปใช้กัน

การทำงานจากระยะไกลก่อให้เกิดปัญหา เช่น การติดตามความคืบหน้าและการสื่อสารระหว่างสมาชิกที่คุณไม่ได้สังเกตเห็นเมื่อทำงานในสำนักงาน

เราหวังว่าข้อมูลที่นำมาใช้ในบทความนี้จะเป็นประโยชน์ในการสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่สะดวกสบายสำหรับการทำงานจากระยะไกล